MaRS Startup Toolkit : Réfléchir à vos finances pendant la pandémie de COVID-19

Il existe un grand nombre de ressources utiles sur la manière dont les entreprises doivent s’adapter pour faire face aux répercussions de la pandémie de COVID-19. Cet article a pour but d’attirer votre attention sur les aspects financiers de votre entreprise auxquels il faut faire attention dans ces circonstances.

Normalement, lorsque vous commencez un examen financier ou que vous préparez un prévisionnel, vous partez du chiffre d’affaires en haut de votre compte de résultat et vous déclinez ensuite les différents postes de charges, des frais de vente au frais généraux. Dans la période exceptionnelle que nous traversons actuellement, il est préférable d’inverser cette approche pour se concentrer d’abord sur les dépenses avant de passer aux recettes. Les entreprises ont en effet davantage de visibilité à l’heure actuelle sur leurs dépenses que sur leurs flux de revenus, qui sont très incertains dans le climat actuel.

À l’heure actuelle, votre analyse doit répondre à deux objectifs:

1. Déterminer les perspectives de flux de trésorerie entrant et sortant de votre entreprise pour calculer la trésorerie prévisionnelle de celle-ci.
2. Établir un plan d'action solide sur la base de vos perspectives.

Dépenses

Le point le plus important à comprendre concernant vos dépenses passées et futures est probablement la répartition entre charges fixes et charges variables.

Les charges fixes comprennent notamment les salaires (nous y reviendrons plus tard), les loyers, les échéances de crédit-bail, les primes d’assurance et autres charges que votre entreprise doit payer quel que soit son niveau d’activité et qui ne varient pas en fonction de celui-ci.

Les charges variables (ou dépenses « discrétionnaires ») sont les charges qui peuvent être « activées » ou « désactivées » en fonction des perspectives économiques et des prévisions d’activité. Elles comprennent notamment les dépenses de publicité et de marketing (pour leur plus grande part), les honoraires de services professionnels (juridiques ou comptables), les frais de déplacement, les abonnements (Dropbox, Zoom, etc.) et les rémunérations variables. Ces charges variables sont celles auxquelles il faut prêter le plus d’attention pendant le processus d’examen.

Vous devez partir du principe que vous n’avez plus besoin de ces services discrétionnaires et que ces dépenses peuvent donc être supprimées. Certaines dépenses ne sont pas forcément faciles à classer entre les deux catégories : pour les besoins de cet exercice, il est cependant utile de les considérer sous cet angle.

Approches pour les charges fixes

• Salaires, charges sociales et autres charges accessoires (comme par exemple l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada (RPC), les prestations et frais de traitements correspondants) : ce sont les charges auxquelles vous devez prêter le plus d’attention. Rappelez-vous que votre première priorité est de prendre soin de vos équipes et de votre communauté ; par conséquent, avant de passer à des licenciements ou à d’autres mesures de réduction des dépenses, envisagez d’autres options de planification et de réduction temporaire des effectifs. En l’absence d’alternative, réfléchissez aux possibilités légales de réduction des dépenses dans cette catégorie. Certaines options consistent à réduire vos effectifs, à demander à vos salariés de différer une partie de leur salaire ou d'accepter une participation au capital à la place de leur rémunération ou, dans la mesure du possible, à demander aux fondateurs de l'entreprise de donner l'exemple en réduisant ou en supprimant d'abord leur salaire.
• Les loyers font également partie des charges fixes. La première étape consiste à vérifier la date d’expiration de votre bail et à entamer des discussions relatives à vos difficultés de trésorerie avec votre propriétaire. Examinez ensuite la balance générale des comptes pour répertorier tous les frais de stockage ou d’autre locaux dont vous n’avez plus besoin.
• Passez en revue vos comptes fournisseurs classés par échéance et déterminez l’ordre de priorité des fournisseurs à payer. Le but n’est pas de transformer vos fournisseurs en prêteurs, mais plutôt d’organiser et de prioriser vos sorties de trésorerie. Pensez à faire preuve d’empathie : vos fournisseurs seront probablement confrontés aux mêmes problèmes de trésorerie que vous pendant cette période. Passez en revue tous les postes de charge importants et déterminez s'il existe d'autres fournisseurs qui peuvent vous fournir des services, en particulier pour les services essentiels à votre mission.

Revenus

La pandémie de COVID-19 aura au moins deux conséquences majeures sur les revenus et les encaissements : les nouvelles ventes seront plus difficiles à réaliser (ou inexistantes), et les clients existants seront plus lents à régler vos factures. En fonction de votre modèle de revenus, dans le cadre de l'analyse de sensibilité présentée ci-dessous, vous devez examiner votre prévisionnel de trésorerie selon les scénarios suivants :

1. Encaissement des comptes clients existants et pas de nouvelles recettes
2. Encaissement des comptes clients existants et des seules recettes liées à des contrats existants
3. Scénario intermédiaire entre 1 et 2.

À titre de point de départ, votre analyse devrait suivre les principes suivants :

• Partez de l’hypothèse que l’impact de la pandémie de COVID-19 se fera sentir pendant X mois et se traduira par Y % de votre chiffre d’affaires habituel.
• Dans chaque scénario, faites l’hypothèse que les nouvelles ventes seront faibles pendant les trois à six prochains mois.
• Examinez les résultats obtenus pendant une période prolongée d'activité ralentie (certains modèles prévisionnels indiquent qu’il y aura des répercussions pendant les 12 prochains mois).

Sur le plan pratique, envoyez les factures dès que les services ont été fournis et surveillez les échéances et la concentration de vos comptes clients. Essayez d’appliquer les tactiques suivantes pour faire rentrer l’argent : offrez un rabais pour paiement anticipé à vos clients, offrez un rabais des services à l’année et incitez les clients qui règlent par chèque à passer à des règlements par virement ou par prélèvement automatique.

Décidez de ce que vous voulez faire avec les acomptes ou avances versés par des clients : ces produits différés sont un élément de passif pour l’entreprise, qui a l’obligation de fournir le produit ou service correspondant. Vous pouvez choisir de fournir le produit ou le service comme prévu, de rembourser le client ou de lui accorder un crédit pour des achats ultérieurs.

Récapitulatif et dernières réflexions

Lorsque vous avez terminé l’analyse de vos dépenses et recettes passées, le moment est venu de faire le point de vos dépenses et recettes pour préparer un prévisionnel de trésorerie. Partant du solde de trésorerie actuel, le prévisionnel de trésorerie modélise les entrées et sorties d’argent à venir, sur une base mensuelle au minimum (et si possible hebdomadaire) pour évaluer le rythme d’épuisement des fonds de l’entreprise et déterminer un « runway » réaliste (le temps qui lui reste à vivre, en fonction de ses dépenses). Bien qu’il ne s’agisse pas spécifiquement de recettes ou de dépenses au sens comptable (produits et charges), les ventes d’éléments d’actif ou les projets d’investissement doivent également être pris en compte dans ce tableau des flux de trésorerie futurs.

Selon l'âge et le stade de développement de votre entreprise, il est également souvent utile de calculer un point mort de chiffre d’affaires. En d'autres termes, les dépenses étant réduites au minimum, quel est le niveau de chiffre d’affaires nécessaire pour avoir une marge brute (recettes moins les charges variable) suffisante pour couvrir vos frais généraux (charges fixes) ?

Vos prévisions doivent également inclure une analyse de sensibilité, qui vous permettra de déterminer dans quelle mesure la variation de certaines hypothèses est susceptible d’affecter les flux de trésorerie. Les variables à tester peuvent inclure l'allongement des délais d’encaissement, l'allongement des délais de paiement et la prise en compte des fluctuations de change. Focalisez-vous sur les risques négatifs et gardez la surprise des risques positifs.

Grâce à ces prévisions, vous pourrez avoir des discussions franches et transparentes avec vos employés, l'équipe de direction, le conseil d'administration, les principaux actionnaires, les bailleurs de fonds et les créanciers. Le but de ces discussions est d'établir un plan d'exploitation et de financement réaliste qui permettra à votre entreprise de résister à la crise. Il est important que vous agissiez rapidement et que vous privilégiez les décisions qui ont un impact important pour votre entreprise.

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https://learn.marsdd.com/article/thinking-through-your-financials-durin…