MaRS Startup Toolkit : Le tout à distance - conseils pour le travail à distance pendant la pandémie de COVID-19

Si les heures de travail à domicile ne font pas encore partie de vos habitudes, cela risque de changer rapidement dans les prochains jours. Dans le monde entier, les employeurs prennent des précautions pour contribuer à ralentir la propagation de la COVID-19. Même s’il existe de nombreux avantages à passer au tout à distance, une transition rapide provoquée par des facteurs extérieurs peut rendre les choses plus compliquées. Nous avons parlé avec Cary Moretti, co-fondateur de Proximuto et pionnier du travail à distance, pour avoir ses recommandations sur les pièges à éviter dans le cadre d’une transition rapide de la totalité des effectifs vers le télétravail.

Se doter d’une technologie fiable pour les réunions

Vous avez peut-être déjà mis en place une technologie de réunion, mais il est crucial de vérifier qu'elle fonctionne et que tout le monde sait comment l'utiliser. Si ce n'est pas le cas, il existe de nombreuses options : Skype, Microsoft Teams, Zoom et GoToMeeting, pour n'en citer que quelques-unes. Sélectionnez un outil pour l’ensemble de l'organisation. Si vous ne le faites pas, chaque collaborateur se mettra à choisir son propre outil et la situation deviendra rapidement difficile à gérer. Ne partez pas non plus du principe que tout le monde est à l'aise avec la technologie choisie : une petite formation de base vous épargnera des heures de frustration dans les semaines à venir.

Transformez les événements en personne en événements virtuels

Identifiez les réunions qui se déroulent habituellement en personne au bureau et transformez-les immédiatement en réunions virtuelles. Prenez ensuite l’habitude d’organiser les réunions au moyen d'un système virtuel, de façon à ce que les personnes concernées puissent participer à partir de n’importe quel endroit (cela s’applique quelle que soit votre politique de télétravail). Ne faites pas l’hypothèse que tout le monde connaît les règles de participation aux réunions virtuelles ; par exemple, ceux qui travaillent de chez eux ne remarquent pas forcément le bruit de fond de leur environnement. Les collaborateurs qui ne sont pas naturellement enclins à s'exprimer en réunion peuvent avoir besoin d'un coup de pouce supplémentaire pour participer aux discussions en ligne. Les organisateurs et les animateurs des réunions doivent prendre l'habitude de se connecter quelques minutes à l’avance pour être sûrs de maîtriser toutes les commandes et d’être prêts lorsque les autres participants se connectent.

Configurez correctement l'accès au réseau privé virtuel (VPN)

Beaucoup d’organisations protègent leurs informations sensibles en utilisant un VPN à accès limité. Veillez à ce que tous les employés qui auront besoin d'un accès à votre VPN pour travailler à distance sont correctement configurés. Il est également important de tester votre VPN à pleine capacité, donc faites-le dès que possible. Enfin, assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser le réseau. Ne partez pas du principe que la formation dispensée à l’origine est restée dans toutes les mémoires. C'est le moment de faire un rappel des règles de fonctionnement de votre VPN et de vous assurer que tout le monde a installé la dernière version client.

Standardisez les pratiques de collaboration

Dans le cadre de la gestion d’équipe en télétravail, il devient encore plus important de s'assurer que tous les collaborateurs savent utiliser les outils de stockage partagé. Ils ont besoin de savoir où les choses se trouvent et comment elles sont protégées. Beaucoup d’entreprises utilisent à la fois un système de stockage en réseau et un progiciel de collaboration. Cela peut entraîner une duplication des fichiers lorsque les employés qui travaillent à distance ne se connectent pas et ne sauvegardent pas leurs fichiers de façon appropriée. Ce problème risque de s’amplifier à mesure que le nombre de collaborateurs en télétravail augmente. N’oubliez pas que les personnes qui travaillent à distance ont tendance à utiliser davantage leur téléphone pour des tâches professionnelles. Examinez les fonctionnalités mobiles de votre progiciel de collaboration et veillez à ce que vos collaborateurs aient les applications correspondantes installées sur leurs appareils portables.

C'est aussi le moment idéal pour s'améliorer dans l'utilisation des outils basés sur le cloud pour la gestion de projets et la collaboration en temps réel. Lorsque les discussions directes sont moins fréquentes, ces outils peuvent contribuer à minimiser les frictions et à faire avancer le travail.

Facilitez la communication 

Les pratiques de communication sont essentielles pour les équipes qui travaillent à distance. Vous devez donc être clair sur le mode de fonctionnement attendu. Si vous n’êtes pas déjà utilisateurs de Slack ou d’une application équivalente de messagerie en temps réel, installez-en une et prenez l'initiative de créer des canaux d'équipe et des fils de messages à l'échelle de l'entreprise. Utilisez les outils de messagerie de manière stratégique à des fins sociales et culturelles pour maintenir le contact avec tout le monde et donner à chacun le sentiment de faire partie de l'équipe.

Mettez-vous d’accord sur des horaires de travail communs

Le travail à distance se traduit souvent par des horaires de travail un peu différents des heures de bureau traditionnelles. Les personnes qui se réveillent tôt peuvent commencer à travailler plus tôt, car elles n'ont pas de trajet à faire, tandis que d'autres peuvent avoir des obligations à certains moments de la journée et ont besoin de pouvoir arrêter et reprendre leur travail en fonction de leurs besoins. Convenez d’une plage horaire commune à toute l’équipe – ou diffusez les horaires de base de chacun - afin que chacun soit au courant des disponibilités des autres membres de l’équipe. Les fermetures actuelles signifient que vos salariés ont des responsabilités accrues chez eux, il est donc important d'être flexible.

Restez en contact

Passez au numérique avec votre version de la machine à café. Veillez à ce que les conversations non professionnelles continuent d’exister et profitez-en pour vous amuser. Il est extrêmement facile pour les salariés de se sentir isolés lorsqu'ils travaillent à distance, et cela peut être stressant pour certains. Pensez à tous les membres de votre équipe et veillez à ce qu’ils soient activement impliqués. N'ayez pas peur de faire une « visite de courtoisie » au moyen de votre application de messagerie instantanée – Elle sera appréciée et ne sera pas oubliée. 

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